문화재단에서 일을 하게 된다면, 누구나 공연장과 축제, 전시업무를 희망하리라 생각된다. 인천서구문화재단에 입사하기 전, 타 기관과 문화재단의 사업부서에서 근무하며 ‘나는 절대 홍보담당을 할 일은 없을 거야.’라고 무의식적으로 생각했다. 인천서구문화재단에서 홍보담당이라는 업무를 시작하게 되었을 때, 해당 업무에 대한 준비가 전혀 되어있지 않은 상태로 걱정과 두려움이 따랐지만, 지금 생각해보면 출범한 지 몇 해 되지 않은 문화재단에서 홍보업무를 담당하게 되었다는 점은 개인의 성장에 좋은 기회였다고 생각한다.

많은 기관들은 ‘홍보’를 그저 보도자료를 배포하고, SNS에 재미난 글을 올리는 것 정도로 정의하고 젊은 감각을 중요시한다며 해당 부서의 막내 직원을 배치하곤 한다. ‘홍보 정도야 어려운 업무도 아니고, 업무를 배운다 생각하고 홍보업무 좀 해봐’라는 인식은 기관의 홍보 업무가 대부분 사업부서에서 제작된 콘텐츠를 재가공하는 수준이라고 생각하기 때문에 생겼을 것이다. 그런 고정관념을 깨고자 홍보업무를 담당하며, 추진했던 업무들과 실무자로서 느낀 점을 작성해보고자 한다.

자료를 모으는 것이 홍보의 시작

재단 출범 2년 차에 입사하여 홍보업무를 담당하며 당황했던 것은 기관과 단위사업들을 홍보하고자 할 때, 홍보를 할 수 있는 자료를 요청하러 다녀야만 한다는 것이었다. 모든 사업의 사진과 영상, 포스터 등 홍보자료들은 전부 담당자 PC의 하드디스크에 보관되어 있었고, 그마저도 인사이동 또는 퇴사자가 발생하면 사라져 버리는 경우가 있었다고 한다.

가장 첫 번째로 했던 일은 작은 서버용 PC를 구매하여 전 직원들에게 홍보에 필요한 자료는 이곳으로 업로드하게 하는 것이었다. ‘아카이빙’이라고 불리기엔 별것 아닌 업무였지만 몇몇 사업 담당자들을 제외하고는 본인이 가지고 있는 사진과 영상, 각종 이미지 자료를 업로드하는 것에 익숙해지도록 만들었다. 향후에 이러한 자료들은 기관홍보용 책자, 연차보고서, 달력, 뉴스레터 등 기관홍보를 담당하는 직원이 홍보물을 제작할 때 큰 도움이 된다. 특히, 최근 5주년 기념식을 하며 5년간의 성과영상과 자료집을 제작할 때 5년간의 자료를 별도로 취합하지 않고 이미 정리되어 있는 자료들을 재분류하는 수준에서 업무를 간소화할 수 있었다.

모이지 않는 것은 직접 기록

영상과 사진을 대학교에서 배운 경험을 업무에서 활용할 수 있는 기회가 홍보담당 업무를 하면서 생기게 되었다. 재단에서는 크고 작은 사업들이 지속적으로 추진된다. 예산규모가 큰 축제사업이나 공연사업의 경우에는 전문 사진작가와 영상기사에게 촬영과 기록을 요청할 수 있지만, 규모가 작은 버스킹, 생활문화, 교육사업과 각종 지원사업의 경우에는 촬영, 기록, 편집과업을 용역을 줄 예산이 부족한 경우가 부지기수다. 이러한 사업들 역시 재단의 중요한 사업들이며 기록과 홍보가 반드시 필요한 사업이다.

사업담당자의 요청이 있으면, 최대한 시간을 내서 사업현장의 기록물을 남기며, 향후에 소중한 홍보 자산으로 쓰일 사진과 영상자료를 쌓아갔다. 과거, 사업부서에서의 기억을 되살려보면 예산이 적은 사업일수록 챙겨야 할 것들이 많았다. 사진과 영상기록은 중요하게 생각할 겨를조차 없었기에, 기록된 자료가 없다고 담당자를 탓할 것이 아니라 홍보담당으로서 협업하며 도와야 한다고 생각한다.

빠른 판단과 결정이 중요

홍보담당 업무를 하면서 부서의 팀장님과 본부장님, 대표님까지도 온라인 분야에 있어서는 홍보 담당자의 결정 권한을 너그럽게 인정해주고 있으며, 이는 홍보에 큰 힘이 된다. 유튜브, SNS 게시물, 홈페이지 자료를 제작함에 있어서 적절한 시기를 놓치지 않는 것이 가장 중요하다. 과거 블로그 전문가에게 자문을 받으며 가장 인상 깊게 들었던 이야기는 “지금 이슈가 되는 이야기가 아니라, 미래에 이슈가 될 이야기를 캐치하고 한발 빠르게 콘텐츠를 제작하고 적기에 게시하는 것이 가장 중요한 방법이다.”였다. 물론, 공공기관이라는 특성상 이슈를 따라갈 순 없지만, 업무가 바쁘다는 이유로 홍보의 시기를 놓치는 일은 없어야 한다는 게 홍보업무의 마지노선이라고 생각한다. 그렇기 때문에, 스스로 결정할 수 있는 권한이 인정된다는 것은 홍보업무의 속도를 높이는 데 굉장히 큰 강점이 된다.

좋아 보이는 건 무조건 해보자

홍보에 있어서 좋은 사례는 무조건 따라 해보는 것도 좋은 방법이다.

1) 유튜브를 만든 후, 문화예술기관·미술관·공연장·기타 기업의 좋은 채널의 사례를 조사하고 이를 활용하여 콘텐츠 카테고리를 분류하고, 채널 이미지를 만들었던 것.

2) 2022년도 심리테스트 형식의 참여형 홍보콘텐츠 사례를 보고, 이러한 홍보콘텐츠를 직접 제작할 수 있는 플랫폼을 활용해 웹툰 형식으로 재단의 경영사항을 홍보하는 참여형 퀴즈 홍보콘텐츠를 제작한 것.

3) 민간기업에서 마케팅을 위해 제작한 OO상회를 방문하고, 그 장소, 그날만을 기념할 수 있는 인생네컷을 체험한 뒤, 우리 재단의 공연장 방문객에게도 작지만 특별한 경험을 선사할 수 있겠다고 생각해 인생네컷 기계를 직접 제작해서 이벤트를 개최한 것.